01
企業客戶匯款資料收集表的用途
收集表是企業客戶每次提出匯款要求時填寫的標準表格，用以一次收齊付款人、收款人、銀行及付款目的等資料。採用統一格式，前線人員毋須逐次查詢，營運及合規同事亦能清楚掌握每筆指示的內容。
收集表處理的是每一筆付款指示，並非開戶文件。
若未有統一格式，常見情況包括：收款人資料與金額分散於不同電郵或訊息；銀行資料以相片提供，部分字元難以辨認；指示經多次修改後，難以確認哪一個版本為準。前線人員須逐項追問，客戶體驗欠佳，資料亦容易遺漏。
02 · 欄位參考
收集表應包含的欄位
收集表宜分為五組：付款公司資料、付款指示、收款人資料、收款銀行資料，以及授權確認。每個欄位均應註明屬必填或按情況填寫，並說明收集原因，有助客戶準確填寫。
01付款公司
| 欄位 | 填寫要求 | 收集原因 | 常見錯誤 |
|---|---|---|---|
| 公司法定名稱（中英文） | 必填 | 與客戶檔案核對，確認發出指示的公司 | 填寫品牌名稱或簡稱，例如「示例貿易」而非「示例貿易有限公司」 |
| 商業登記號碼或公司註冊編號 | 必填 | 識別客戶身份，避免同名混淆 | 號碼有誤或已失效 |
| 客戶內部編號 | 必填 | 對應 MSO 本身的客戶紀錄 | 未有填寫，須以公司名稱人手查找 |
| 聯絡人姓名、職位、電話及電郵 | 必填 | 資料有疑問時可聯絡相關人員 | 所填聯絡人並非負責付款事宜 |
02付款指示
| 欄位 | 填寫要求 | 收集原因 | 常見錯誤 |
|---|---|---|---|
| 客戶指示編號 | 必填（由 MSO 編配） | 寫入批量付款檔，付款後作逐筆對帳之用 | 未有編號，或同一編號重複使用 |
| 付款幣種及金額 | 必填 | 決定是否需要換匯及出款金額 | 幣種與金額分別記於不同位置，內容不一致 |
| 客戶付款幣種（與出款幣種不同時） | 按情況 | 用於換匯計算及對帳 | 未註明客戶實際支付的幣種 |
| 要求付款日期 | 必填 | 安排發款先後次序 | 只填「盡快」，未有具體日期 |
| 付款目的 | 必填 | 服務商或收款銀行可能查詢 | 只填「付款」或「轉帳」 |
| 相關發票或合約編號 | 按情況 | 佐證付款目的，亦便於收款人對帳 | 未有填寫，收款人無法對應相關單據 |
03收款人
| 欄位 | 填寫要求 | 收集原因 | 常見錯誤 |
|---|---|---|---|
| 收款人全名 | 必填 | 須與收款銀行帳戶名稱一致 | 使用簡稱，或英文名稱不完整 |
| 收款人類型（公司或個人） | 必填 | 影響所需資料及審查程序 | 公司款項付入個人帳戶 |
| 收款人地址及國家或地區 | 必填 | 部分付款路線須提供 | 只填城市，欠缺街道及國家 |
| 收款人與付款公司的關係 | 按情況 | 例如供應商或附屬公司，便於審查 | 未有填寫 |
04收款銀行
| 欄位 | 填寫要求 | 收集原因 | 常見錯誤 |
|---|---|---|---|
| 銀行名稱及國家或地區 | 必填 | 決定付款路線 | 銀行名稱與所在國家不符 |
| SWIFT／BIC 代碼 | 按情況 | 跨境電匯中識別收款銀行 | 代碼與分行不對應 |
| 帳號或 IBAN | 必填 | 用作入帳 | 位數有誤，或遺漏國家代碼 |
| 本地清算代碼 | 按情況 | 部分國家本地付款須提供 | 未知須填寫而遺漏 |
| 中間行資料 | 按情況 | 收款銀行有指定時方須填寫 | 未有指定時仍自行填寫 |
05授權確認
| 欄位 | 填寫要求 | 收集原因 | 常見錯誤 |
|---|---|---|---|
| 授權人姓名及職位 | 必填 | 確認指示由獲授權人士發出 | 由未獲授權的同事發出 |
| 資料正確聲明及日期 | 必填 | 釐清責任，日後如有爭議可供查證 | 未有簽署或未註明日期 |
03
收款人名稱及銀行資料為何最常出錯
企業客戶經常使用簡稱、英文名稱或舊公司名稱，與收款銀行帳戶名稱不一致；帳號、SWIFT 代碼及本地清算代碼亦容易抄錯。資料一旦有誤，付款可能被退回或延誤。
常見錯誤包括：
- 帳戶名稱使用簡稱：客戶慣用「示例物流」，但銀行帳戶登記為全稱。
- 帳號位數有誤：由相片或 PDF 抄錄時最易出錯。
- SWIFT 代碼與分行不符：所填為總行代碼，帳戶卻開設於其他分行。
- 地址不完整：只填城市，欠缺街道及國家。
- 公司與個人帳戶混淆：公司貨款誤填為負責人的個人帳戶。
付款被退回時的處理方法，可參閱「MSO 匯款被退回的處理方法」。
04
不同收款國家須額外提供的資料
部分國家除帳號及 SWIFT 代碼外，亦要求 IBAN 或本地清算代碼；部分國家須提供收款人地址、稅務編號或付款用途代碼。建議按收款國家設定必填欄位，如有疑問，應先向付款服務商確認。
各國要求或會更新，本頁不逐一列舉。建議做法是由收款人提供其銀行發出的收款資料，並於發款前與付款服務商核實。
05
收集表如何銜接批量付款及對帳
每份收集表應設有客戶指示編號，並寫入批量付款檔的每一行，付款後即可按編號對應客戶指示。收集表的欄位次序如與批量付款檔一致，可減少轉錄資料時出錯。
- 第 1 步收表： 收到客戶的收集表後，編配客戶指示編號。
- 第 2 步核對： 按下列核對項目逐一檢查。
- 第 3 步編入批量付款： 將資料連同指示編號寫入批量付款檔。
- 第 4 步發款： 經授權後提交。
- 第 5 步對帳： 付款後按指示編號逐筆核對。
發款後的逐筆對帳流程，可參閱「MSO 每日匯款對帳」。
06 · 發款前
發款前應核對的事項
發款前至少應核對四項：收款人名稱與帳戶名稱一致、銀行代碼與所在國家相符、金額及幣種與客戶確認的內容一致，以及指示由獲授權人士發出。核對結果及核對人員均應記錄。
- 收款人全名與銀行帳戶名稱完全一致
- SWIFT 或本地清算代碼與銀行所在國家相符
- 金額及幣種與客戶確認的內容一致
- 指示由收集表所列的授權人發出
- 記錄核對人員及核對時間
收款銀行資料臨時更改，須特別審慎。如客戶突然要求付款至新帳戶，不應按電郵或訊息內提供的聯絡方式回覆，應以檔案中原有的聯絡方式致電確認。冒充客戶更改收款帳戶，是常見的付款詐騙手法。
07 · Poly Money
Poly Money 批量付款如何配合收集表
Poly Money 提供批量付款及外匯相關服務；實際可用功能（包括多幣種帳戶及即期外匯）以開戶審批及服務協議為準，可於示範時確認。收集表欄位與批量付款檔的對應方式，以及能否附上客戶指示編號，可於示範時逐項確認。
申請報價示範時可確認的事項包括：
示範時確認- 收集表各欄位與批量付款檔的對應方式
- 每筆付款能否附上客戶指示編號
- 資料提交方式
- 收款人資料能否儲存以供日後使用
- 是否設有雙人覆核及操作紀錄
08
收集表的適用範圍
收集表僅用於處理每筆付款指示，不能取代客戶盡職審查、反洗錢審查及紀錄保存。個別客戶是否須提交額外文件、個別付款是否須升級審批，請依貴司合規政策處理。
FAQ
常見問題
匯款資料收集表與客戶盡職審查文件有何分別？
收集表是每筆付款均須填寫的指示資料；客戶盡職審查則是開展合作及定期覆核時收集的公司文件及身份資料。兩者用途不同，不宜合併為一份文件。
企業客戶每次匯款均須重新填寫嗎？
每筆付款指示均須獨立確認金額、幣種及目的。收款人及銀行資料可存檔重用，但如有任何更改，須重新核實，不應直接覆蓋原有資料。
收款人名稱與銀行帳戶名稱不一致，應如何處理？
發款前應要求客戶提供與銀行帳戶完全一致的名稱，如有需要，可附上銀行文件證明。名稱不一致時發款，付款可能被退回或延誤。
付款目的應填寫至何種程度？
應填寫具體用途，例如「貨款，發票編號 INV-0001」，不宜只填「付款」。具體的付款目的有助服務商及收款銀行審查，亦便於收款人對帳。
客戶以電郵或訊息提交付款指示是否可行？
可以接收，但應轉入統一的收集表格式，並由獲授權人士確認。如指示涉及臨時更改收款銀行，須以已知聯絡方式致電核實，以防冒充付款詐騙。
不清楚收款國家所需的本地代碼，應如何處理？
應先向收款人索取其銀行提供的收款資料，並於發款前向付款服務商確認該國的必填欄位。切勿自行推測，代碼有誤容易導致退匯。
收集表資料能否直接用於 Poly Money 批量付款？
可於示範時按貴司收集表的欄位逐項確認，包括欄位對應方式、能否附上客戶指示編號，以及資料提交方式。
申請報價
請提供每月企業匯款的大約筆數、主要幣種及收款地區。我們將按業務量報價，並於示範時對照貴司現行收集表逐項說明。