甚麼是批量付款收款人主檔？
收款人主檔是集中存放收款人識別資料、帳戶資料及狀態的名冊，供批量付款時引用。完整主檔有助減少每次付款重複輸入，並降低帳戶錯誤引致的退匯。
與單次付款臨時輸入的分別在於：臨時輸入只服務當次付款，資料未必留存；主檔則可重複引用已啟用的收款人，並以狀態欄控制可否選入新批次。
此安排適用於證券行、資產管理公司及 MSO 的批量付款場景，例如向供應商付款、佣金發放或客戶款項處理。主檔與當次付款明細的分別，可參考下方常見問題；付款檔案欄位與格式細節另見「批量付款檔案準備」。
收款人主檔應包含哪些資料？
主檔通常應包含收款人名稱、帳戶名稱、銀行或機構識別、帳戶號碼、幣種、狀態，以及建立與最近覆核日期。實際必填項目應以貴機構的合規政策為準。
建議欄位可按類型整理如下；貴機構可按內部政策增刪，不應假設下列清單已涵蓋全部合規要求：
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識別資料 收款人名稱、內部參考編號（如有）
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帳戶資料 帳戶名稱、銀行或機構識別、帳戶號碼、幣種
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狀態欄 狀態（啟用／停用／待覆核）、建立日期、最近覆核日期
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備註（可選） 變更摘要、聯絡備註
付款時通常引用主檔中的啟用收款人，再於付款檔案填寫金額與用途（另見「批量付款檔案準備」）。主檔欄位與付款檔案欄位的對應方式，應以貴機構流程為準。
如何新增、覆核與更新收款人？
新增時應核對名稱與帳戶是否一致，再由非同一人覆核後方可啟用。其後應按政策定期覆核資料是否仍正確，變更帳戶時應保留變更紀錄。
建議按以下環節處理；各環節完成並記錄後，才進入下一環節：
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新增
填寫識別及帳戶資料，並核對收款人名稱與帳戶名稱是否一致。
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覆核
由非同一人覆核資料正確性；較穩妥的做法是新增與啟用覆核由不同人員負責（另見「批量付款雙人覆核」）。
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啟用
覆核通過後將狀態設為啟用，方可選入付款批次。
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定期覆核
按貴機構政策抽查啟用中的收款人；重大變更後應立即覆核。系統是否提供覆核提醒，可於示範時確認。
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更新
變更帳戶或識別資料時，應保留變更前後摘要及操作者紀錄，並視需要重新覆核後再啟用。
提交付款前應確認所選收款人狀態為啟用。具體職務分離安排應以貴機構的合規政策及適用法規為準。
停用流程應如何處理？
不再使用的收款人宜標記為停用並禁止再被選入付款批次，而非直接刪除，以便保留歷史對帳依據。停用前應確認沒有進行中的付款。
停用與刪除的分別：
建議狀態值可包括：啟用、停用、待覆核。重新啟用時，應再次覆核識別及帳戶資料，確認仍正確後方可改回啟用。停用操作本身亦宜留下操作者及時間紀錄。
管理名冊時常見錯誤有哪些？
常見錯誤包括帳戶名稱與收款人不一致、停用後仍被選入批次、長期未覆核導致資料過期，以及多人同時修改同一筆記錄而無紀錄。定期抽查可及早發現問題。
資料錯誤常與退匯有關；維護準確主檔有助減少此類問題。退匯處理細節可參考「退匯處理」相關說明。
保利雲匯公司批量付款如何配合收款人名冊？
保利雲匯公司提供批量付款服務。是否支援收款人主檔、狀態管理、批次引用及操作紀錄顯示，均可於示範時確認。
示範時可確認的事項包括：
- 是否可維護收款人主檔並標示啟用／停用／待覆核狀態
- 付款批次是否可引用主檔中的啟用收款人
- 新增、覆核、停用及重新啟用的操作紀錄如何顯示
- 是否支援批次匯入或更新收款人資料
- 與付款檔案準備及雙人覆核流程的銜接方式
常見問題
收款人主檔與付款檔案有何分別？
主檔保存可重複使用的收款人資料與狀態；付款檔案是當次批量付款的明細。付款時通常引用主檔中的啟用收款人，再填寫金額與用途。
收款人主檔應包含哪些基本資料？
通常應包含收款人名稱、帳戶名稱、銀行或機構識別、帳戶號碼、幣種及狀態。實際必填項目應以貴機構的合規政策及適用法規為準。
為何建議停用而非直接刪除收款人？
停用可阻止再被選入新批次，同時保留歷史付款的對帳依據。直接刪除可能令過往紀錄難以追溯。
應隔多久覆核一次收款人資料？
覆核頻率應以貴機構的合規政策為準。實務上可在重大變更後立即覆核，並安排定期抽查啟用中的收款人。
同一人可以新增並自行啟用收款人嗎？
較穩妥的做法是新增與啟用覆核由不同人員負責，以降低錯誤或未授權變更。具體安排應以貴機構的合規政策及適用法規為準。
收款人資料錯誤與退匯有何關係？
帳戶名稱、號碼或銀行識別錯誤，是導致退匯或延遲的常見原因之一。維護準確主檔有助減少此類問題。退匯處理細節可參考相關說明。
保利雲匯公司是否支援收款人主檔管理？
保利雲匯公司提供批量付款服務。是否支援收款人主檔、狀態管理及操作紀錄顯示方式，均可於示範時確認。