批量付款檔案是甚麼？何時需要使用？
批量付款檔案是把多筆付款的收款人、帳戶、金額及參考資料整理在同一檔案內一次提交。當機構需定期向多名收款人付款時，以檔案提交可減少逐筆輸入。
常見用途包括：
- 向供應商支付服務費或貨款
- 發放佣金或獎金，例如證券行的 AE 佣金（另見「AE 佣金批量發放」）
- 發還客戶款項或處理退款
- MSO 按批次處理客戶匯款
逐筆輸入與檔案提交的主要分別：
| 環節 | 逐筆輸入 | 檔案提交 |
|---|---|---|
| 資料來源 | 經辦人按清單逐筆輸入 | 由已審批的付款清單生成 |
| 覆核方式 | 逐筆檢查，紀錄較分散 | 整個批次一併核對總額及明細 |
| 輸入錯誤 | 重複輸入容易出錯 | 錯誤集中在檔案製作階段，可於提交前統一檢查 |
| 紀錄保存 | 分散於多筆交易紀錄 | 以批次編號及參考編號歸檔 |
檔案提交並不會自動消除錯誤。若來源清單或收款人資料有誤，錯誤同樣會帶入整個批次，因此檔案準備前的整理及覆核同樣重要。
批量付款檔案應包含哪些欄位？
批量付款檔案應包含收款人名稱、銀行及帳號、幣種、金額、付款參考編號及付款用途。跨境付款或需銀行代碼及地址，實際欄位以付款平台要求為準。
下表列出一般常見的欄位及注意事項，貴機構可按付款平台的範本增減：
| 欄位 | 用途 | 常見要求／注意事項 | 示例 |
|---|---|---|---|
| 付款批次編號 | 識別整個批次，防止重複提交 | 每個批次唯一，提交後記錄狀態 | PB-SUPPLIER-A |
| 內部參考編號 | 對應內部付款紀錄，方便對帳 | 同一批次內不可重複 | INV-NORTH-K |
| 收款人名稱 | 供收款銀行核對入帳 | 與銀行戶口登記名稱一致，包括英文拼寫及公司後綴 | 示例資產管理有限公司 |
| 收款銀行名稱 | 指明收款銀行 | 使用完整名稱，與銀行代碼相符 | 按收款人提供的銀行資料填寫 |
| 銀行代碼 | 識別收款銀行，例如 SWIFT 代碼或本地銀行編號 | 格式及長度按付款平台要求，避免多餘空格 | 按收款人提供的代碼填寫 |
| 帳號（或 IBAN） | 入帳帳戶 | 以文字格式儲存，保留前置零；傳閱時宜遮蔽 | 按收款人主檔填寫 |
| 收款國家／地區 | 判斷付款路線及所需資料 | 按平台指定的代碼或名稱填寫 | 香港 |
| 幣種 | 付款貨幣 | 使用標準貨幣代碼，與已審批清單一致 | HKD |
| 金額 | 應付款額 | 按平台要求的小數位填寫，不加貨幣符號 | 按已審批清單填寫 |
| 付款用途 | 說明付款性質，供審查及收款人辨識 | 用語簡潔，避免縮寫或內部代號 | 服務費 |
| 收款人地址 | 部分跨境付款需要 | 填寫完整地址，與收款人資料一致 | 示例大廈，香港 |
| 通知電郵（選填） | 付款後通知收款人 | 與收款人主檔的聯絡資料一致 | accounts@example.com |
欄位名稱及次序因付款平台而異。Poly Money 是否提供欄位範本及必填欄位安排，可於示範時確認。
檔案格式有哪些常見要求？
檔案格式常見要求包括指定檔案類型、固定欄位次序、統一字元編碼、日期及金額格式，以及不可有合併儲存格或多餘空行。具體規格以付款平台說明為準。
整理檔案時，以下情況較常引致檔案被拒收或資料出錯：
字元編碼：以 CSV 儲存時，如編碼不符，中文戶名或地址可能顯示為亂碼。儲存前應確認平台要求的編碼。
金額格式：小數位數應一致，一般不加千位分隔符或貨幣符號，以免被誤讀為另一數值。
帳號前置零：試算表或會把帳號視為數字，刪去開頭的零，或改為科學記數法。帳號欄應預先設定為文字格式。
日期格式：日期應按平台指定的格式填寫，避免試算表按電腦地區設定自動轉換。
表頭列：確認平台是否要求保留表頭列，以及表頭名稱是否須與範本一字不差。
合併儲存格及空行：檔案內不應有合併儲存格、隱藏列或多餘空行，以免系統讀取時錯位。
檔案命名：建議以統一規則命名，例如包含批次編號及用途，方便識別及避免重複提交。
Poly Money 接受的檔案類型（例如 CSV、Excel 或 API）及格式規格，可於示範時確認。
準備檔案前，資料應如何整理及覆核？
整理檔案前，應先從已審批的付款清單取數，確認收款人資料為最新版本，並由另一位同事覆核金額及帳戶。覆核紀錄應保存，以便日後查核及對帳。
建議流程如下，各環節完成並記錄經辦人後，才交下一位同事處理：
- 付款清單定稿：
由負責部門確認付款清單並鎖定版本，其後如有修改，須重新審批。
- 收款資料核對：
以收款人資料庫為準，核對戶名、帳號及銀行代碼是否為最新版本。
- 生成檔案：
由已審批清單及收款人資料生成檔案，不宜在檔案內直接人手修改數據。
- 雙人覆核：
由另一位同事核對總筆數、總金額及收款人變動，並記錄覆核結果。
- 提交：
由獲授權人員提交，保存提交及批准紀錄。
- 對帳：
按參考編號核對每筆付款狀態（另見「匯款對帳」）。
收款人資料庫的管理：新增或更改收款帳戶，應以書面提出，並透過原有的聯絡方式另行核實，再由另一位同事批准更新。若收到以電郵或通訊軟件要求更改帳戶的訊息，不應使用訊息所附的電話或連結回覆。
職責分工：製作檔案與批准提交宜由不同同事負責，批准人不參與檔案製作。權限及審批層級等內控要求，應以貴機構的合規政策及適用法規為準。
批量付款檔案常見錯誤有哪些？如何預防？
常見錯誤包括戶名與帳戶不符、帳號格式錯誤、幣種或金額填錯、參考編號重複，以及同一批次重複提交。提交前以檢查清單逐項核對，可減少退回及延誤。
-
戶名與帳戶不符
- 可能後果
- 付款被退回，須重新安排
- 預防方法
- 使用與銀行戶口登記一致的名稱，提交前與收款人資料比對
-
帳號格式錯誤
- 可能後果
- 檔案被拒收，或款項無法入帳
- 預防方法
- 帳號欄設為文字格式，保留前置零，刪除多餘空格
-
銀行代碼錯誤或缺漏
- 可能後果
- 付款路線出錯或被退回
- 預防方法
- 按收款人提供的資料填寫，並核對代碼與銀行名稱相符
-
幣種或金額填錯
- 可能後果
- 多付、少付或須重新付款
- 預防方法
- 由已審批清單取數，核對檔案總金額與清單合計一致
-
參考編號重複
- 可能後果
- 對帳困難，或被系統視為重複付款
- 預防方法
- 按統一規則設定編號，提交前檢查同一批次內有否重複
-
同一批次重複提交
- 可能後果
- 收款人重複收款，須追回
- 預防方法
- 設定唯一批次編號，提交後記錄狀態，提交前核對編號未曾使用
-
檔案格式不符
- 可能後果
- 整個檔案被拒收或讀取錯位
- 預防方法
- 按平台範本整理，刪除合併儲存格及空行，確認編碼
付款如已被退回，應先確認退回原因，更正資料後單獨重新安排，並保留原付款與重新付款的關聯（另見「退匯處理」）。
提交前應檢查哪些項目？
提交前應核對檔案總筆數及總金額與已審批清單一致，抽查戶名及帳號，確認幣種、參考編號及付款日期正確，並確保檔案未曾提交，避免重複付款。
Poly Money 批量付款如何配合檔案準備？
Poly Money 提供批量付款服務；接受的檔案格式及提交方式，以開戶後的平台說明為準，可於示範時確認。支援的檔案格式、欄位範本、驗證及審批安排，可於示範時確認。
示範時可確認的事項包括：
- 接受的檔案類型及格式規格
- 欄位範本及必填欄位
- 上載前的資料驗證及重複付款檢查
- 製作人與批准人分權及審批權限設定
- 多幣種批量付款的安排
- 付款狀態及對帳報表
常見問題
批量付款檔案可以用 Excel 準備嗎？
可以先用試算表整理資料，但提交前應按付款平台要求轉為指定格式，並檢查帳號前置零、日期及金額格式有否被自動更改。Poly Money 接受的格式可於示範時確認。
收款人名稱需要與銀行戶口名稱完全一致嗎？
建議使用與銀行戶口登記一致的名稱，包括英文拼寫及公司後綴。名稱不符是付款被退回的常見原因之一。
同一檔案可以包含不同幣種的付款嗎？
視乎付款平台的設定，有些要求每個檔案只用一種幣種。Poly Money 的安排可於示範時確認。
如何避免同一批次重複提交？
可為每個批次設定唯一批次編號，提交後記錄狀態，並在提交前核對該編號未曾使用。
付款參考編號應如何設定？
參考編號應能對應內部付款紀錄，並在同一批次內不重複，方便日後對帳及處理查詢。
檔案提交後發現錯誤，應如何處理？
應盡快聯絡付款平台確認可否撤回或更正，並記錄處理經過。已處理的付款如被退回，應按退回流程跟進。
證券行、資產管理公司及 MSO 的檔案要求有分別嗎？
檔案的基本欄位相近，但付款用途、審批及紀錄要求或有不同，應以貴機構的合規政策及適用法規為準。
申請批量付款報價
請簡述貴機構的付款類型、收款人分佈及現時處理方式。我們會按貴機構的情況跟進報價，並於示範時說明檔案格式、審批及對帳安排如何配合現有流程。